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Assistente Virtual Administrativo
O trabalho administrativo numa empresa é muitas vezes visto como um custo. É um trabalho que implica esforço, tempo dedicação e não traz clientes.
Por isso, é que cada vez mais as empresas procuram soluções para gastos menores com este tipo de tarefas.
Há empresas que necessitam de colaboradores a tempo inteiro para fazê-lo, devido à dimensão. Mas o mesmo não acontece com algumas médias e pequenas empresas.
Em muitas delas, o trabalho administrativo não chega a 30 horas de trabalho por mês e não justifica a contratação de um colaborador. No entanto, o que acaba por acontecer é que o trabalho administrativo uma vez que tem que ser sempre feito, vai ficando acumulado por muitas vezes não haver tempo por parte dos gestores para fazê-lo.
Um bom trabalho administrativo é essencial em qualquer empresa bem-sucedida, pois um trabalho bem feito dá uma maior credibilidade à empresa e um grande suporte a quem a conduz.
Um assistente virtual que preste um bom serviço administrativo é sempre uma mais-valia para a empresa, pela ampla gama de habilidades e competências, pela facilidade de se adaptar ao
funcionamento da empresa e pela experiência que traz de alguns anos a trabalhar no ramo.
Os assistentes virtuais administrativos lidam com uma ampla gama de tarefas, uma vez que, por norma, trabalham para mais do que um cliente com áreas de negócio distintas.
E o que pode fazer um assistente virtual na sua empresa a nível administrativo? Pode ser responsável por uma variedade de tarefas organizacionais, e as suas funções dependerão do setor e da empresa.
Eis algumas das tarefas que podem ser delegadas e que lhe podem poupar tempo e dinheiro:
– Gestão de email
– Arquivo
– Pesquisas online
– Contato com fornecedores
– Elaboração de contratos
– Elaboração de orçamentos
– Follow up de propostas enviadas
– Gestão de clientes
– Elaboração de atas
– Faturação
– Cobranças
– Agendamento de compromissos
– Gestão de agenda
– Pedido de orçamentos
– Atendimento telefónico
– Elaboração de relatórios
– Planear e organizar eventos da empresa
– Marcação e organização de reuniões e viagens
– Elaboração de base de dados
– Resposta a mensagens nas redes sociais
E muitas mais tarefas que podem ser adaptadas à realidade da empresa, executadas no dia-a-
dia e que mantêm um negócio a funcionar de forma eficaz.
Assistentes virtuais com fortes habilidades administrativas oferecem o suporte necessário para
o sucesso das empresas. Habilidades técnicas como a capacidade de utilizar programas como
o Microsoft Office, são importantes, mas as habilidades sociais, como uma boa capacidade de
comunicação, gestão de tempo e organização, também fazem toda a diferença. Por norma são
pessoas com uma excelente capacidade de adaptação e conseguem lidar com vários tipos de
personalidades e estilos de trabalho diferentes.
As habilidades mais procuradas num bom assistente virtual administrativo são:
– Conhecimento de informática
– Boa capacidade de organização
– Atenção aos detalhes
– Capacidade de resolução de problemas e apresentação de soluções
– Elevada produtividade
– Sigilo profissional
– Boa capacidade de comunicação
As competências de suporte aos negócios podem variar, pois nenhuma empresa trabalha
exatamente da mesma forma. Portanto, também há considerações em torno da missão e da
cultura do negócio que precisam ser consideradas.
Resumindo, um bom assistente virtual administrativo é altamente valioso para o bom
funcionamento de uma empresa, pois pode ajudá-lo a preencher algumas lacunas. Todos
somos bons nalgumas coisas, mas dificilmente conseguimos ser em tudo.